Il tuo flusso dall’ordine alla consegna, riprogettato — non solo automatizzato.
La maggior parte dei software automatizza un processo difettoso e lo rende solo più veloce. AIxOffice fa prima il contrario: elimina la frammentazione e ricostruisce richiesta → offerta → ordine → produzione → consegna come un unico flusso, e usa l’IA per accelerarlo.
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Che cos’è AIxOffice?
AIxOffice è un’applicazione web aziendale per le imprese che vendono prodotti fisici — distributori, importatori, fornitori di articoli promozionali e abbigliamento da lavoro, grossisti e aziende che riforniscono reti di negozi al dettaglio. Riunisce le loro operazioni commerciali quotidiane in un unico spazio di lavoro: consolida i cataloghi prodotti di molti fornitori, costruisce offerte quotate per i clienti, legge i documenti commerciali che arrivano via e-mail, monitora scorte e vendite delle filiali retail e invia gli ordini completati al sistema ERP dell’azienda.
Gli assistenti IA sono integrati in ogni parte del prodotto. Cercano nei cataloghi in linguaggio naturale, leggono fogli di calcolo, PDF e immagini, rispondono a domande su scorte e vendite con cifre esatte e automatizzano il lavoro ricorrente legato alle e-mail — sempre all’interno dello spazio di lavoro privato di ciascun cliente, controllato dai permessi. L’applicazione è disponibile in sette lingue: italiano, inglese, rumeno, tedesco, francese, spagnolo e ungherese.
Che cosa fa AIxOffice
Cataloghi prodotti da qualsiasi fonte
Importate cataloghi e listini dei fornitori e consolidateli in un unico database prodotti consultabile, con attributi, immagini, prezzi e livelli di scorte coerenti. I dati possono provenire da connettori diretti dei fornitori (Stricker, MidOcean, Gorfactory, XD Connects, Anda, Malfini, UTT, Portwest), dall’ERP aziendale, da file Excel e Google Sheets, da cataloghi PDF letti dall’IA o da listini ricevuti come allegati e-mail. La struttura delle colonne viene riconosciuta automaticamente — non ci sono modelli di importazione da configurare — e prezzi e scorte si aggiornano da soli secondo il calendario che scegliete, con le vostre regole di ricarico, IVA e valuta per ciascun catalogo.
Offerte e preventivi
Costruite offerte per i clienti direttamente dal catalogo — con i filtri di ricerca classici o descrivendo ciò che vi serve a un assistente IA integrato. I prezzi derivano sempre dagli scaglioni di quantità del catalogo, dalle vostre regole di ricarico e dallo sconto concordato con il cliente; l’assistente può anche proporre pacchetti di prodotti completi entro un budget. Le offerte completate si esportano come documenti PDF o PowerPoint personalizzati con il vostro marchio, in ciascuna delle sette lingue supportate, e ogni offerta segue una pipeline gestita con stati, responsabili, riassegnazione e notifiche via e-mail.
Anagrafica clienti
Tenete un registro dei clienti per cui si preparano le offerte — indirizzi, contatti e sconti standard applicati automaticamente a ogni preventivo. Per le aziende rumene, inserendo il codice fiscale (CUI) la scheda si compila con dati verificati provenienti dall’ANAF, il registro pubblico delle imprese dell’autorità fiscale nazionale.
L’e-mail aziendale, compresa
Gran parte del commercio B2B passa ancora dall’e-mail: listini, report di magazzino, ordini e richieste arrivano come allegati. AIxOffice si collega alle caselle scelte dalla vostra organizzazione — Microsoft 365, Gmail o qualsiasi server IMAP — e un analista IA può cercarvi, leggere messaggi e allegati (PDF, Excel, Word, immagini, documenti scansionati e file grafici), estrarre i dati commerciali che contengono e trasformarli in voci di catalogo, ordini dei clienti o record della rete di negozi. Il lavoro ricorrente può essere automatizzato con regole descritte in linguaggio comune («quando arriva il file scorte settimanale, importalo»), eseguite a calendario, con ogni azione registrata e i duplicati impediti.
Gestione della rete di negozi
Monitorate una rete di filiali retail — i negozi, le loro scorte disponibili e le vendite giornaliere — importate dai file Excel/CSV che i partner commerciali già inviano, anche automaticamente dall’e-mail. Fate domande in linguaggio naturale («quali filiali hanno venduto di più il mese scorso?», «dove è disponibile questo prodotto?») e ricevete in risposta tabelle e grafici esatti, calcolati lato server.
Connettività ERP
AIxOffice sincronizza prodotti, prezzi, scorte e immagini dall’ERP Pluriva e gli restituisce le offerte clienti completate come ordini di vendita — senza ridigitare nulla tra i sistemi.
IA attenta e controllata
Tutti gli assistenti IA rispettano il ruolo e i permessi di ciascun utente, rispondono nella sua lingua e non inventano mai cifre — prezzi, scorte e totali sono sempre calcolati dalla piattaforma a partire da dati reali. Le organizzazioni possono facoltativamente usare la propria chiave API OpenAI o Anthropic, e tutto l’utilizzo dell’IA è misurato e attribuibile.
Collegamento di un account e-mail
AIxOffice può collegarsi a una casella Gmail, Microsoft 365 o IMAP scelta dalla vostra organizzazione, leggere i messaggi aziendali in arrivo ed estrarne i dati — listini dei fornitori, report di magazzino, ordini e richieste. È questo il motore delle funzioni e-mail descritte sopra.
- Accesso in sola lettura. AIxOffice legge messaggi e allegati; non invia, elimina o modifica mai nulla nella casella collegata.
- La vostra scelta, il vostro controllo. Si accede solo alle caselle collegate esplicitamente da un amministratore, e ogni utente sceglie quali caselle collegate il proprio assistente IA può vedere. Un collegamento può essere rimosso dall’app in qualsiasi momento, e il consenso può essere revocato anche direttamente presso il vostro provider di posta.
- Archiviazione sicura. I token di accesso sono archiviati cifrati; per Gmail e Microsoft 365 conserviamo solo il token necessario a mantenere attivo il collegamento autorizzato — mai la vostra password.
- Usati solo per il prodotto. I dati e-mail sono utilizzati esclusivamente per fornire alla vostra organizzazione le funzioni descritte in questa pagina. Non vengono mai venduti, mai usati per pubblicità e mai impiegati per addestrare modelli IA generalizzati.
Quando la casella collegata è un account Gmail, AIxOffice richiede solo l’ambito Gmail in sola lettura di Google (gmail.readonly), insieme a informazioni di profilo di base usate esclusivamente per mostrare quale account è collegato. Non richiediamo alcun permesso di inviare, eliminare o modificare la posta. L’uso da parte di AIxOffice delle informazioni ricevute dalle API di Google, e il loro trasferimento a qualsiasi altra app, rispetteranno la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use. Consultate la nostra Informativa sulla Privacy per sapere esattamente a che cosa si accede e che cosa viene conservato.
Come è costruito AIxOffice
Il controllo è il prodotto. Quattro principi rendono il flusso affidabile.
Completezza fin dalla progettazione
La piattaforma blocca l’avanzamento quando mancano dati critici, così gli input errati non si propagano a valle.
Processo standard, eccezioni controllate
Le regole guidano l’instradamento; ogni deviazione richiede una motivazione obbligatoria ed è tracciata.
SLA operativo
Scadenze calcolate in ore lavorative (calendario + festività), con avvisi proattivi di «rischio».
Tracciabilità end-to-end
Ogni decisione è un artefatto e ogni azione è responsabile — governance policy-as-code verificabile.
Primi passi
Ogni organizzazione cliente lavora nel proprio ambiente isolato, con permessi basati sui ruoli. L’accesso richiede un account fornito dalla vostra organizzazione; non esiste una registrazione pubblica self-service.
Chi siamo
AIxOffice è sviluppato e gestito da CoRAI Labs S.R.L., società di software registrata in Romania. Per domande sul prodotto, contattateci all’indirizzo [email protected].